الاتصالات التجارية: الأنواع الشائعة والخصائص والأخطاء
نحن نعيش في مجتمع حيث يتم تكوين جزء كبير من سوق العمل على أساس بيئة الأعمال. وسواء كانوا من الشركات متعددة الجنسيات الكبرى أو الشركات الصغيرة والمتوسطة أو الشركات العائلية أو حتى الخدمات الفردية ، يجب أن يأخذوا جميعهم في الحسبان أن أحد العناصر الأساسية لبقائهم هو التماسك في التنظيم والتواصل بين أطرافهم من أجل توحيد الجهود والتوجه نحو هدف مشترك.
بهذا المعنى ، يمكننا أن نؤكد ذلك الاتصالات التجارية هي واحدة من العناصر الرئيسية عند المنظمة ، خاصة إذا كان لديه بعض التعقيد ، يعمل بشكل صحيح ويمكن أن يتكيف والبقاء على قيد الحياة. ويتعلق الأمر بهذا التواصل حول ما سنتحدث عنه طوال هذه المقالة.
- مقالة ذات صلة: "علم النفس من العمل والمنظمات: مهنة مع مستقبل"
ما هو التواصل التجاري؟
يُفهم على أنه الاتصال التجاري بمجموعة العمليات التي تقوم بها شركة أو جزء منها من أجل تقديم معلومات السفر ، سواء داخليًا بين الأقسام المختلفة أو المشاركات بالشركة أو إذا تحدثنا عن اتصال الشركة مع الخارج.
من المهم أن نضع في الاعتبار أن مثل هذا التواصل ، كقاعدة عامة ، لا ينطوي فقط على القدرة على إصدار المعلومات ، بل يشمل أيضًا حقيقة استلامها: نحن نواجه تبادل متبادل للبيانات .
يفضّل التواصل الجيد في مجال الأعمال أن يتمكن جميع أعضاء الشركة من المحافظة على الدوافع وإمكانية التعرف على تصرفاتهم ، مما يقلل من حالة عدم اليقين لدى كل من العمال والقادة فيما يتعلق بوضعهم. كما يسهل التفاعل ويحسن بيئة العمل بالإضافة إلى تحسين الإنتاجية والسماح بالتفاعل بشكل أفضل مع أي احتمال.
الأهداف العامة
يتم فهم أهداف الاتصالات التجارية بسهولة. داخليا ، من ناحية ، يسمح بإنتاج منظمة متماسكة ، وتقاسم المعلومات والنتائج التي حصلت عليها دوائرها المختلفة أو العمال ، بالإضافة إلى الأهداف والرؤية المؤسسية للشركة التي يتم توليدها ونقلها.
أيضا يسهل فهم ما هو متوقع من كل عامل ، بالإضافة إلى فهم الحقائق التي يجب أن يواجهها كل واحد منهم. كما أنه يسهل أن يعمل الجميع في نفس الاتجاه ، ويمكن تعلم الطرق الجديدة للاضطلاع بمسؤولياتهم.
على مستوى التواصل مع العالم الخارجي ، يعد التواصل في مجال الأعمال أمرًا ضروريًا للاتصال بوسائط الإعلام وتوليد صورة إيجابية للشركة نفسها ، فضلاً عن تحليل الجمهور المستهدف وتقييم احتياجاتهم. كما يسمح لنا بتعلم جذب العملاء المحتملين وتقييم التغييرات المتأصلة في المجتمع الديناميكي والمرن الذي نعيش فيه ، وهو أمر أساسي من أجل توقع ومواجهة الصعوبات المحتملة والتكيف مع البيئة.
لكي تكون الاتصالات فعالة ، من الضروري أن تقوم الشركة نفسها بإنشاء قنوات فعالة لهذا ، وكذلك تمكين نقل المعلومات من خلال أفعالها ، وتوليد وسائل للتواصل وأيضاً العمل بنشاط حتى لا يكون هناك عدم اليقين فيما يتعلق بما هو مطلوب والسعى داخل المنظمة.
من المهم أيضا العمل على الجوانب الرسمية وغير الرسمية ، وكذلك لتقييم احتياجات وأفكار مختلف العمال. التعاطف هو أيضا أمر أساسي ، فضلا عن التنظيم الجيد والتخطيط لآليات الاتصال.
- ربما كنت مهتمًا: "هوية الشركة: ما هي وكيف تحدد المنظمات"
أنواع مختلفة من الاتصالات التجارية
ليس كل الشركات والمنظمات تتواصل بنفس الطريقة ، وهناك أنواع مختلفة وتصنيفات الاتصالات التجارية على أساس معايير مختلفة.
1. الداخلية والخارجية
الأول هو الذي يحدد التمييز بين الاتصال الداخلي والخارجي ، الأول هو الذي يحدث بين الإدارات المختلفة والعاملين في الشركة نفسها والثانية التي تهدف إلى إقامة اتصال مع البيئة.
2. ثنائية الاتجاه وحيدة الاتجاه
وبالمثل ، يمكننا أيضًا العثور على أنماط اتصالات تجارية ذات مستوى تفاعلي أكبر أو أقل ، بحيث تكون قادرة على العثور من الاتصال ثنائي الاتجاه الأكثر شيوعًا والذي يتفاعل فيه المرسل والمتلقي وتبادل المعلومات إلى أن يتم إرسال الرسالة أحادية الاتجاه التي يتم فيها إرسال رسالة واحدة فقط ، عموما من مواقف السلطة ، إلى المتلقي الذي ليس لديه خيار للرد .
3. تصاعدي ، تنازلي وأفقي
في إطار الاتصالات التجارية الداخلية للمؤسسة ، يمكننا العثور على ثلاثة أنواع كبيرة اعتمادًا على النقطة التي تبدأ عندها المعلومات والموضع بين المرسل والمتلقي لنفس الاتصال. نحن نتحدث عن التواصل التنازلي عندما يتم تنفيذ الفعل الاتصالي من مرسل مع شحن أعلى من جهاز الاستقبال.
عندما يكون المرؤوس هو الذي يوجه الرسالة إلى رئيسه ، فإننا نتحدث عن الاتصالات التصاعدية. في كلتا الحالتين ، سنواجه نوعًا من التواصل الرأسي ، أي التواصل الذي فيه المواد التي تحافظ على الفعل الاتصالي لها علاقة عدم مساواة من حيث القوة (وجود تسلسل هرمي بينهما).
النوع الآخر من الاتصال هو الاتصال الأفقي ، والذي يتم تأسيسه بين الأفراد الذين لديهم نفس الموقف ويكونون على نفس المستوى من التسلسل الهرمي.
4. الرسمية وغير الرسمية
وأخيرا ، تجدر الإشارة إلى أنه في مجال الاتصالات التجارية ، يمكننا أن نجد وجود نوعين مختلفين من قنوات الاتصال: الرسمية وغير الرسمية. الأول هو حيث تعالج الجوانب الفنية عادة وترتبط بالمهام نفسها ، كونها نوعًا من التواصل المحترم وتركز على سبب الشركة وهدفها.
في الاتصال غير الرسمي ، ومع ذلك ، عادة ما يتم تأسيس اتصالات أكثر مرونة وطبيعية تركز في المقام الأول على العلاقات بين الأشخاص وغالبا ما يكون لها أكبر الأثر على رفاهية العمل. هذا الأخير يختلف اختلافًا كبيرًا اعتمادًا على من ينفّذه ويجعله يتخطى مكان العمل ، حيث يصعب السيطرة عليه من قِبل المؤسسة.
التهديدات المحتملة للتواصل الجيد
تعتبر حقيقة الحفاظ على تواصل فعال بين الشركات أمرًا أساسيًا ، ولكنها ليست سهلة. ويجب أن يؤخذ في الاعتبار وجود مستوى عال من التباين في المواقف التي قد تنشأ ، وكذلك وجود سوء الفهم وسوء الاستخدام والصعوبات في اتصالات الشركة .
1. عدم الاتساق
إن أحد العوامل التي تؤثر بشكل كبير على التواصل مفيد للغاية هو مصداقية المصدر والاعتبار الموضح لمتلقي الرسالة ، وقد يكون أحد الأمثلة على ذلك هو وجود تنافر بين ما يقال وما يقال. يتم ، وليس الحفاظ على المصدرين طريقة تتفق مع الرسائل الصادرة .
يمكن أن يحدث هذا الأخير في أي من العاملين في الشركة ، بغض النظر عن موقعهم الهرمي أو إذا تحدثوا إلى أعلى أو تابع أو شخص على نفس المستوى من التسلسل الهرمي ، ويولد تداعيات خطيرة لكل من الموضوع (حسب الحالة يمكن أن ينتهي به الأمر إلى اعتباره سيئًا أو حتى مفصولًا عنه) بالنسبة إلى المنظمة (مما يؤدي إلى انخفاض مستوى الثقة في الشخص وفي حالة الحصول على منصب عالي حتى في المنظمة).
بنفس الطريقة وعلى سبيل المثال في حالة الشركات الكبيرة ذات العدد الكبير من الإدارات ، إذا كانت هناك اختلافات بين أرقام السلطة أو المرجعية داخل الشركة يمكن أن تولد حالة لا يعرف فيها العامل حقًا ما يجب أن تتبعه القيادة ، شيء يمكن أن يولد الإحباط وعدم الثقة.
وبالمثل ، من الضروري توخي الحذر الشديد في تفسير الرسائل ، حيث أن وجود التناقض يمكن أن يسبب إدارات مختلفة أو عمالًا مختلفين لتفسير الأشياء المعاكسة. ما تسعى إليه الاتصالات التجارية هو بالتحديد ضمان التنظيم الداخلي والتماسك ، بحيث يمكن للرسائل غير الواضحة ذات التفسيرات المختلفة أن تسبب عدم اليقين والشكوك في الظهور مع متلقي الرسالة.
2. عدم وجود اتصال عاطفي
يمكن العثور على مشكلة أخرى في طريقة حدوث الاتصال. على سبيل المثال ، في بعض المنظمات قد يكون هناك صعوبة في توليد شعور بالارتباط العاطفي ، والذي قد يؤدي في العمال إلى قدر أقل من الالتزام والإنتاجية وفي المستخدمين عدم الاهتمام والبحث عن بدائل أخرى. من الضروري أن نقدر أن كل شيء يتم القيام به ، وحتى ما هو ليس كذلك ، هو التواصل بشكل أساسي.
وبالتالي ، فإن الرسالة نفسها ليست مهمة فقط ، ولكن أيضًا الطريقة التي يتم بها نقلها: فهي ليست نفسها أو تقدم نفس الإحساس بالبريد الإلكتروني كاجتماع وجهًا لوجه أو البحث عن جهة اتصال حقيقية.
3. عدم فهم السياق
ينبغي أيضا أن تكون قيمتها التكيف مع الوضع الحالي والتقدم الاجتماعي ، فضلا عن خصوصيات الحالة نفسها. على سبيل المثال ، في مجتمع يزداد عولمة وحيث تسمح التقنيات الجديدة بالاتصال الفوري مع عدد كبير من الأشخاص في نفس الوقت ، قد يكون من الضروري تحليل سياسات الاتصال والاستثمار فيها والتي تأخذ في الاعتبار قوة الشبكات وكيفية نقل المعلومات المطلوبة بشكل صحيح ، بالإضافة إلى تقييم الاتصال بالعملاء المحتملين من مناطق أخرى من العالم.
وبالمثل ، من الضروري أيضًا تقييم الوضع الخاص بالشركة من أجل عدم القيام بأكثر مما يمكن أن يغطي ، وهو أمر ضروري لمراعاة وضع الشركة ككل.
قد تكون مشكلة أخرى هي محتوى الرسائل التي يتم إصدارها: من الممكن أنه على الرغم من وجود الاتصال ، فإنه لا ينقل أو لا يفهم المحتوى الذي سيكون من الضروري إرساله. من الممكن أن يركز على الجوانب التكميلية ويتجنب ، على سبيل المثال ، التوجه أو الأهداف التي يجب أن تكون لها وظيفة معينة ، أو أنهم يسلمون بوجود المعرفة التي لم يتم توضيحها أبدًا .
4. العزلة وعدم التواصل
أخيراً ، قد تكون المشكلة الأهم التي يمكن استنتاجها من جميع الحالات السابقة هي احتمال عدم وجود تواصل حقيقي.
وأوضح مثال على ذلك هو الاستخدام الثابت والمستمر للاتصالات أحادية الاتجاه ، التي يمكن أن تولد حالة من الركود وعدم فهم ما يحدث في المنظمة نفسها. لحسن الحظ ، اليوم هو الأقل استخداماً على وجه التحديد لأنه الأقل كفاءة وفائدة.
من الممكن أيضا أن المواقف المختلفة لا تملك الآليات الكافية للتواصل حتى إذا تم الاستماع إلى آرائهم ، فهناك احتمالات قليلة للتغذية الراجعة أو حتى أن الأجزاء المختلفة للشركة لا تتواصل مع بعضها البعض. من الضروري تحفيز هذا التفاعل بطريقة نشطة.
مراجع ببليوغرافية:
- اندرادي ، هوراسيو. (2005). التواصل التنظيمي الداخلي: العملية والانضباط والتقنية. اسبانيا: Gesbiblo، S. L.
- Brillouin، L. (2004). نظرية العلوم والمعلومات. مينيولا ، نيو يورك: دوفر.
