كيفية كتابة تقرير بشكل صحيح ، في 10 خطوات
في يومنا هذا ، في مكان العمل وخارجه ، ليس من غير المألوف أن نقوم في بعض المناسبات بإعداد تقرير للمساءلة عن أي موقف أو مشكلة .
وسواء كان بإمكانك تقديم شكوى أو تقديم طلب أو مجرد توثيق موقف محدد ، فسيكون هذا هو نوع المستند الذي سنكتبه بشكل عام. لكن بعض الأشخاص قد يجدون صعوبة في إعداد تقرير. لهذا السبب نقدم لك في هذه المقالة سلسلة من الخطوات حول كيفية كتابة تقرير ، على مستوى عام.
ما هو التقرير؟
التقرير هو نوع من الوثائق المكتوبة في النثر يتم تنفيذها بغرض أن يقوم الشخص الذي يقوم بذلك بإبلاغ شيء ما عن موقف أو موضوع إلى أشخاص آخرين. عادة يتم توجيهها عادة إلى حالات أعلى (على سبيل المثال إلى مجلس المدينة أو إلى أعلى) على الرغم من أنه يمكنك أيضًا العثور على تقارير تهدف إلى إيصال شيء ما إلى محترف مختلف منا بحيث يمكنك العمل باستخدام نفس البيانات وتباينها أو توسيعها.
هناك مجموعة واسعة من أنواع التقارير ، والتي قد يكون لها أغراض مختلفة وهياكل متباينة. ومع ذلك ، تقترح هذه المقالة إنتاج تقرير يأخذ في الاعتبار الهيكل العام لأي منها.
خطوات لإعداد تقرير
عند إعداد تقرير يجب أن نضع في اعتبارنا أنه في المقام الأول يجب علينا التفكير في كيف ومتى ولماذا سنفعل ذلك . بعد ذلك ، سيتم كتابة التقرير على أساس الحالة التي ستنعكس والاعتبارات السابقة.
فيما يلي سلسلة من الخطوات المفيدة لكتابة تقرير بشكل صحيح.
1. ما الهدف الذي لدينا؟
قبل البدء في الكتابة يجب علينا التفكير في ما نريد تحقيقه مع تقريرنا. هل سنطلب الحل لمشكلة ما أو ببساطة تخزين البيانات لاستخدامها فيما بعد؟ هل نريد أن نعكس تحقيقا علميا أو تقديم شكوى؟ يجب أن نضعها في الاعتبار لتحديد نوع التقرير الأكثر ملاءمةً وفقًا للحالة.
2. ضع في اعتبارك نوع النص الذي ستستخدمه
ليست كل التقارير هي نفسها ، كل واحد يقدم خصائصه المميزة. على سبيل المثال ، تقرير تفصيلي سيعكس البيانات دون تقديم أي نوع من التفسير بشأنها ، وليس هناك إمكانية لتقديم استنتاجات في حين يتطلب نوع العرض التوضيحي الموضوع إلى فرضيات متقنة ووضعها على المحك من أجل الحصول على سلسلة من النتائج والاستنتاجات.
3. التفكير في الهدف
لا يهم فقط ما أو ماذا ، ولكن أيضا يجب أن تفكر في أي جمهور لديه تقريرنا كهدف . سيسمح لنا ذلك بتكييف مستوى اللغة مع احتياجاتنا واحتياجات ذلك الجمهور.
4. اختيار وتحليل المعلومات
بناءً على الخطوة السابقة ، من الضروري جمع المعلومات التي نرغب في توفيرها وتنظيمها بشكل مناسب حتى يكون لخطابنا خيط مشترك. يجب أن يؤخذ بعين الاعتبار نوع البيانات التي يجب أن تنعكس ، ومن أو كيف تم استخراج المعلومات. .
5. يمكننا استخدام العناصر الرسومية
على الرغم من أنه يعتمد على نوع التقرير ، فمن الممكن استخدام العناصر المرئية التي تسهل فهم البيانات . نحن نشير على سبيل المثال إلى استخدام الرسوم البيانية الشريطية لتحليل الترددات أو لإجراء تحليل للأرباح والتكاليف.
6. العنوان
في حين قد يبدو سخيفة أن أذكر ذلك ، بشكل صحيح يرأس التقرير بطريقة واضحة ، بالنسبة إلى الموضوع الذي يستلزم تحقيقه ويمكن فهمه بسهولة إنه شيء يسهل فهمه بشكل كبير من قبل القراء.
7. اكتب المقدمة
في هذا القسم الأول من التقرير المذكور سنقدم ملخصًا موجزًا للموضوع الذي سيتم تناوله في التقرير . في ذلك يجب أن يبدو الهدف من تحقيق التقرير المذكور والمشكلة التي تولد الحاجة لوجودها والسياق الذي يحدث فيه.
8. يوسع الأفكار ويشرح ما تم بحثه في التطوير
في جسم التقرير سنقوم بترتيب وتوسيع المعلومات حول الحدث أو التحقيق فيه ، مع ترك الطرق والإجراءات التي توضح كيف تم إنتاج الوضع أو تنفيذه وكيفية الحصول على البيانات. إذا كان التقرير يعكس التحقيق ، فسيتم دمج جوانب مثل النماذج النظرية واستكشاف الوضع.
9. استنتاج
في الجزء الأخير من التقرير يجب أن تنعكس النتيجة النهائية لما تم استكشافه وينعكس في التقرير أو الطلب أو الطلب الذي يتم من أجل حل الوضع. يجب أن تكون واضحة ومفهومة.
10. لغة ليتم استخدامها
من الضروري أن تكون اللغة واضحة وموجزة في جميع أنحاء. يجب أن تكون مكتوبة بشكل رسمي وموضوعي ، في الشخص الثالث وبصوت خامل. يجب فصل الحقائق عن الاستدلالات التي يتم إجراؤها (إذا كانت موجودة) وعليهم التعامل مباشرة مع البيانات التي يتعاملون معها عند معالجتهم.
